現時提倡數碼化轉型及綠色經濟,公司追求無紙化已(paperless)不僅是一個環保口號,創建無紙化工作室來替代傳統作業模式,除了支持環保,還有助提高公司的運作效率,及提升經濟效益。那該如何建立無紙化辦公室?無紙化又會為公司帶來甚麼好處?
如何建立無紙化辦公室?
進行公司評估
要將公司進行無紙化不能一蹴而就,必需先詳細評估公司現時的業務流程、文件管理狀況,同時可了解員工對無紙化的基本認知及訴求,從而製定合適的數碼化方案、轉型的時間表及具體目標。
建立中央數據庫
公司想實現無紙化,就要設定公司伺服器或雲端平台,令公司的文件資料可儲存於互聯網上,使員工可輕鬆存取各式的公司資料及合約,方便同事與客戶間的討論,同時要做好網絡安全,設定好不同文件權限,以免洩漏公司的重要資料。
文件數位化
現存的紙質文檔,可以使用掃描器將其轉換為電子格式,然後上載至公司的伺服器或雲端平台上,這工作看似簡單,但卻非常重要,應安排專人負責,並定期進行檢查,以確保數位化文檔的可讀性及準確性。
培訓相關技術人才
實現無紙化後,公司的工作將大量依賴軟件及雲端平台,所有員工應接受培訓,以了解新系統的操作方式,另外你需要自學IT知識或聘請一名有相關專業知識的員工,處理日常伺服器更新維護,軟件發生錯誤時進行修復等數碼化後的工作,因為一旦發生問題而無法及時處理,將擔誤工作效率,甚至影響整個公司的正常運作。
無紙化辦公室的好處
為環保出力
草稿、會議文件、合約等等紙質文件,企業每日的用紙量十分驚人,進行無紙化後,辦公室將減少紙張的消耗,相應減少了砍伐樹木的數量,同時節省了運輸這些紙張的能源成本,亦減少了造紙及處理廢紙過程對環境的破壞。
進行了無紙化轉型亦可申請一些綠色公司認證,如LOOP、B Corp等,提升公司形象。
節省營運成本
隨著公司發展,紙本文件會逐年累積,你需要購買文件櫃或租用更大的地方來儲放這些文件,無紙化能節約空間成本。除此之外,無紙化工作可以減少公司的印刷成本,包括紙張、墨水及打印機維護費用。
提高行政效率
工作數碼化後,文件以電子方式儲存,員工易於搜尋需要的資料,節約了以往要瀏覽整個紙質文件才能找到需要資訊。團隊間討論不再受空間限制,可透過Zoom、microsoft teams等遠端會議軟體,快捷方便地與不同部門、不同地方或城市的同事及客戶進行討論及談判,減省了溝通及協作所需的時間,提高了工作效率。
增強競爭力
數碼轉型讓公司的資料數據化,使公司更易跟蹤、存儲及管理數據,有利於業務分析和預測市場趨勢,通過這樣的分析,制定出更有針對性的經營策略,從而提高公司的盈利能力。