相信不少人都聽說過POS system,但可能認為它只是一個收銀系統,未必清楚它的真實功用,其實POS可應用於餐飲、零售、酒店、服務等不同行業,而且功能繁多,那麼POS對中小企業是有何幫助?創業人士又該如何挑選合適的POS系統?
甚麼是POS系統
POS系統全名為Point of Sale(銷售時點信息系統),整個系統由硬體設備與軟體程序構組而成,協助管理者數碼化管理銷售、庫存、分店、員工、會員等各方面,主要應用於餐飲、零售、服務等行業,依據不同行業及客戶要求,更可客製化不同的功能。
現時除了傳統的POS系統,還流行使用mPOS(Mobile POS),即將POS系統安裝在移動設備上,透過智能手機、平板電腦或無線裝置便可執行收銀、落單、點貨、銷售等功能,而且透過網絡便可完成維護及升級。
使用POS系統的好處
提高銷售效率
POS讓整個銷售流程自動化,由定價、顧客下單到結賬都可由系統處理,降低了人為錯誤的機會。只要預先設定POS系統,便可快速計算各項折扣優惠,也可快速幫顧客登記成為會員,簡化銷售流程。全面的POS可支援信用卡、手機支付、現金等不同的付款方式,流暢的服務能提高顧客滿意度,有利營運更暢順。
掌握公司狀況
現在顧客除了親臨門店購買商品或服務外,還會進行網購,POS可連接不同的平台,確保資料同步,即時更新庫存資訊;另外系統還可助你建立會員資料庫,讓你了解各會員的平均消費,喜歡的商品及回頭率等,你只需透過後台便可瞬間掌握所有業務狀況,有助訂立公司發展方向。
改善公司營運
POS記錄了每天的銷售數據、如熱賣商品、顧客習慣、員工表現等,你可根據報表分析市場趨勢及顧客喜好,合理化地調整入貨數量、安排人手,更精準地推出促銷優惠。同時透過設定權限,可更有效地管理員工,記錄各個員工的銷售數據,亦可幫助公司挑選出人材,重點培養。
如何挑選合適的POS系統?
行業
雖然POS可套用到不同行業上使用,但是POS系統因應不同行業會配搭不同功能,例如餐廳需要店內座位的使用狀況,零售店就需要對商品更精細的追蹤等,每個POS系統公司都有擅長的領域,你可先在網上做好資料搜集,同時擅用有些廠商提供的免費試用服務,找出適合自家公司使用的系統。
價錢
購買一整套POS系統動輒上萬元,對於創業資金不多的人士來說是一筆大開支,如資金有限,可考慮租借POS系統服務,每月可能只需數百元用費便可享用POS系統服務,不過設備未必是最新的,你可比較多間不同的系統公司報價才作出選擇。
實際需要
一般POS系統已有多樣功能,有些傳統POS系統更是功能豐富,但是是否功能愈多愈好呢?挑選POS系統最重要是符合你的使用需求,如操作界面及功能過於繁多,很多功能又用不上,只會讓使用者難以上手。另外是否需要線上功能,或者不需要線下功能?客人多以甚麼方式結賬?這些每間公司的營運狀況及需要都有所不同,建議先詳細列出自己需要的功能,然後再作挑選。